Modelando um ERP [005]

Albert Eije Barreto Mouta

Jul 2 · 12 min read

Bloco Financeiro

Esse artigo faz parte de uma série que mostra como levantar os requisitos e modelar um sistema ERP. Leia os artigos na sequencia. Veja a lista completa de artigos no seguinte link: http://www.alberteije.com/blog

Introdução

A parte financeira da empresa é uma das mais importantes. Vital para sua sobrevivência.

A gestão financeira é uma das tradicionais áreas funcionais da gestão, encontrada em qualquer empresa onde cabem as análises, decisões e atuações relacionadas com os meios financeiros necessários à atividade da empresa. É um conjunto de ações e procedimentos administrativos, envolvendo o planejamento, análise e controle das atividades financeiras da empresa, visando maximizar os resultados econômicos — financeiros decorrentes de suas atividades operacionais.

Para uma empresa obter resultados satisfatórios, há necessidade de tomadas de decisões diariamente. A existência de controles, em especial os financeiros, é essencial para que essas atitudes sejam as mais corretas possíveis.

Dentre os controles financeiros podemos citar os seguintes:

• Controle de contas a pagar;
• Controle de contas a receber;
• Controle de caixa e bancos;
• Fluxo de caixa;
• Conciliação bancária;
• Controle de tesouraria;

Veremos alguns aspectos desses controles que formam o Bloco Financeiro. Além deles veremos um complemento para o setor financeiro: a troca de arquivos com os bancos, o conhecido EDI Bancário.

Contas a Pagar

As contas a pagar são obrigações assumidas pela empresa, que devem ser saldadas dentro do vencimento. É comum nas empresas que as mercadorias necessárias para as operações sejam adquiridas a prazo, sendo indispensável à devida quitação dos compromissos assumidos dentro dos prazos estabelecidos para evitar transtornos nas próximas compras.

Para organizar todas as contas assumidas de modo que não fique nenhuma no esquecimento, causando transtornos, deve-se elaborar controles que informem os totais a pagar, obedecendo ao seu vencimento, podendo, assim, quando enfrentar dificuldade financeira, estabelecer prioridades e tentar negociar com os outros credores.

Na planilha a seguir podemos ver um formulário bem simples para controle das contas a pagar.

Contas a Receber

Geralmente, as empresas trabalham com vendas a prazo. Com isso se tornam competitivas e realizam mais vendas. Atualmente a forma de pagamento a prazo é a mais requisitada pelos clientes.

Mas para que essas vendas a prazo ocorram com segurança, devem ser estudadas maneiras de analisar a concessão de crédito aos clientes, para que o número de inadimplência não se torne muito elevado, tornando-se um fator que acarrete para a empresa dificuldades financeiras.

Realizada a opção pelas vendas a prazo, a empresa terá que elaborar um controle, de modo que por meio deste, ela consiga ter informações necessárias para tomadas de decisões. Esse é o controle das contas a receber.

O controle de contas a receber está pautado em fichas de cadastro e controle individual.

A partir desses instrumentos, o empresário terá atualizado o seu cadastro de clientes, o saldo pendente de cada cliente, o controle de carteiras e a posição global das contas a receber.

O acompanhamento das contas a receber deve ser feito diariamente, no sentido de verificar se está sendo devidamente liquidado, como também verificar qual a situação de cada cliente.

Na planilha a seguir podemos ver um formulário bem simples para controle das contas a receber.

Controle de Caixa

Para financiar a continuidade das operações, a empresa necessita de recursos, sendo que o caixa é o item que está disponível para a empresa no exato momento, não necessitando de espera para que se torne disponível.

A seguir segue um exemplo de formulário onde serão lançadas diariamente todas as operações de entradas e saídas de dinheiro no caixa e apurado o saldo respectivo. O saldo compõe-se do disponível em caixa e bancos. O controle do caixa é importante, pois:

• Ajuda a fornecer informações para apuração dos custos/despesas, vendas e estoque;
• Contribui para controlar e analisar despesas;
• Controla o movimento de entrada e saída de dinheiro da empresa.

Controle de Banco

Assim como o caixa, quando a empresa possui saldos em contas de bancos, poderá utilizar os recursos encontrados nessas contas para pagamentos imediatos, com a utilização de cheques ou cartões de crédito/débito.

Para controlar a circulação dos recursos nas contas em banco, a empresa necessitará do extrato fornecido pelo banco, para conferir com sua movimentação e verificar se os débitos e os créditos realizados pelo banco são os corretos e que o saldo final confere.

Na planilha a seguir podemos observar um formulário simples para a realização do controle bancário.

Conciliação Bancária

Consiste na prática de conferir todos os lançamentos realizados nas contas correntes da empresa. Quando mais automatizado esse processo se tornar, melhor.

No formulário seguinte podemos ver um demonstrativo de conciliação bancária

Fluxo de Caixa

É um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar o empresário a tomar decisões sobre a situação financeira da empresa. Consiste em um relatório gerencial que informa toda a movimentação de dinheiro (entradas e saídas), sempre considerando um período determinado, que pode ser uma semana, um mês etc. (SEBRAE)

O Fluxo de Caixa serve para:

• Planejar e controlar as entradas e saídas de caixa num período de tempo determinado;
• Auxiliar o empresário a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa;
• Verificar se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira no período avaliado;
• Planejar melhores políticas de prazos de pagamentos e recebimentos;
• Verificar se os recursos financeiros são suficientes para tocar o negócio em determinado período ou se há necessidade de obtenção de capital de giro;
• Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos;
• Conhecer previamente (planejamento estratégico) os grandes números do negócio e sua real importância no período considerado;
• Avaliar se o recebimento das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no período considerado;
• Avaliar o melhor momento para efetuar as reposições de estoque em função dos prazos de pagamento e da disponibilidade de caixa;
• Avaliar o momento mais favorável para realizar promoções de vendas visando melhorar o caixa do negócio.

No formulário seguinte podemos observar um modelo de relatório para Fluxo de Caixa.

Como demonstração foi utilizado um período semanal no formulário visto a cima.

Vamos compreender alguns termos utilizados no Fluxo de Caixa.

• Saldo Inicial: é o valor constante no caixa no início do período considerado para a elaboração do Fluxo. É composto pelo dinheiro na “gaveta” mais os saldos bancários disponíveis para saque.
• Entradas de Caixa: correspondem às vendas realizadas à vista, bem como a outros recebimentos, tais como duplicatas, cheques pré-datados, faturas de cartão de crédito etc., disponíveis como “dinheiro” na respectiva data.
• Saídas de Caixa: correspondem a pagamentos de fornecedores, pró-labore (retiradas dos sócios), aluguéis, impostos, folha de pagamento, água, luz, telefone e outros, entre eles alguns descritos em nosso modelo.
• Saldo Operacional: representa o valor obtido de entradas menos as saídas de caixa na respectiva data. Possibilita avaliar como se comportam seus recebimentos e gastos periodicamente, sem a influência dos saldos de caixa anteriores.
• Saldo Final de Caixa: representa o valor obtido da soma do Saldo Inicial com o Saldo Operacional. Permite constatar a real sobra ou falta de dinheiro em seu negócio no período considerado e passa a ser o Saldo Inicial do próximo período.

Observe que existem as colunas Previsto e Realizado. Qual o objetivo? Um dos fatores mais importantes para o sucesso na gestão de uma empresa é o planejamento adequado. Dessa forma, a gestão financeira deve ser cuidadosamente planejada, executada, acompanhada e avaliada.

Isso só é possível se estabelecermos metas (objetivos, previsões) que nos orientem a fim de evitar “surpresas inesperadas”. Se passarmos a projetar recebimentos e pagamentos com base em nossos conhecimentos anteriores e expectativas futuras quanto ao que esperamos do mercado, poderemos nos preparar para enfrentar dificuldades antes que elas ocorram.

Assim, trabalhar com valores previstos e compará-los com o realizado (acontecido na data), além de mostrar futuras faltas ou sobras de caixa, permite tomar decisões antecipadas sobre aumento de compras, liquidações, racionalizações de custos, hora certa para fazer investimentos e até mesmo sobre a possibilidade de retirar mais pró-labore sem “sangrar” a empresa.

Para elaborar o Fluxo de Caixa existem dois métodos: Direto e Indireto.

O método direto demonstra os recebimentos e pagamentos derivados das atividades operacionais da empresa em vez do lucro líquido ajustado. Mostra efetivamente as movimentações dos recursos financeiros ocorridos no período.

Já o método indireto é aquele no qual os recursos provenientes das atividades operacionais são demonstrados a partir do lucro líquido, ajustado pelos itens considerados nas contas de resultado que não afetam o caixa da empresa.

Na planilha a seguir podemos ver um exemplo de fluxo de caixa realizado e projetado.

Chega-se a conclusão que a fórmula para representar o Fluxo de Caixa é a seguinte:

SFC = SIC + I — D, onde:

SFC = Saldo final de caixa;

SIC = Saldo inicial de caixa;

I = Ingressos;

D = Desembolsos.

Tesouraria

O propósito da Tesouraria é acompanhar os recebimentos e pagamentos diários disponibilizando informações gerenciais de tesouraria, para prover em caixa ou nos bancos recursos suficientes para os compromissos diários.

As sobras são aplicadas em operações de curto prazo e as faltas são supridas com recursos captados no mercado, junto às instituições financeiras.

A composição de um sistema de tesouraria abrange controles de informações financeiras oriundas de todos os departamentos da empresa. A interface entre os diversos setores das empresas convergem em informações financeiras na Tesouraria. As vendas gerarão contas a receber, as compras gerarão contas a pagar e estas invariavelmente transitam por contas bancárias, nas quais se fazem os devidos controles de débitos avisados, estornos, cheques emitidos, compensados, devolvidos, apresentados e os respectivos saldos.

EDI Bancário

EDI significa Intercâmbio Eletrônico de Dados, do inglês Eletronic Data Interchange. Foi criado para tentar eliminar as barreiras de comunicação entre empresas, visto que os dados podem trafegar livremente sem interferência.

Basicamente o EDI é o transporte de dados até então feito pelo papel, para um meio informatizado, mantendo a mesma natureza das informações. Como exemplos podemos citar:

• Ordens de compra;
• Faturas;
• Memorandos;
• Transferência de fundos;

A transferência ocorre de aplicação para aplicação e segue padrões pré-definidos.

O EDI bancário consiste na troca de arquivos entre a empresa e os bancos. Os arquivos são chamados de remessa e retorno e seguem layouts pré-definidos, como o CNAB 240, por exemplo.

Dentre as informações trocadas entre a empresa e o banco podemos citar: cobrança (boletos bancários), pagamentos, extrato (para conciliação), débito em conta, custódia de cheques etc. Cada um destes produtos tem seu fluxo de informação e portanto um layout.

O fluxo de informações a seguir mostra uma visão geral dos tipos de serviços / produtos disponíveis e das entidades participantes em cada um deles (padrão Febraban/CNAB 240).

O arquivo contém texto puro e colunas fixas definidas pela FEBRABAN.

Cada banco, por possuir suas próprias peculiaridades, tem suas variações que são previstas dentro do padrão.

Fluxograma

Na imagem seguinte podemos ver um exemplo de integração entre alguns dos controles acima mencionados e outros módulos do ERP.

Modelagem do Bloco Financeiro

MySQL Workbench

Para estudar as tabelas do ERP, o leitor deverá instalar o software MySQL Workbench. Para saber mais detalhes sobre como modelar um banco de dados e como usar essa ferramenta, leia os artigos sobre Modelagem de Banco de Dados. Segue o link para o primeiro dos seis artigos:

Se você ainda não tem conhecimentos sobre modelagem, é imprescindível que leia a sequencia dos artigos acima. Instale o MySQL Workbench, explore a ferramenta.

Os arquivos criados pelo MySQL Workbench tem a extensão ‘mwb’. Você vai encontrar o DER do T2Ti ERP Fenix no Github com o nome ‘fenix.mwb’ e poderá estudar a modelagem de acordo com o que está sendo explicado nos artigos.

Segue o link para o github:

Abra o DER do Fenix e conheça as tabelas da região: “Bloco Financeiro”.

Algumas tabelas possuem uma descrição informando o seu objetivo. Para isso, clique duas vezes na tabela desejada e acesse a opção “Comments”. Cada campo também possui um comentário no formato JSON. Esse comentário é utilizado para gerar automaticamente o servidor e o cliente da aplicação utilizando o Gerador de Código desenvolvido pela T2Ti.

DER Bloco Financeiro

FIN_TIPO_PAGAMENTO

Tabela que armazena os tipos de pagamento: DINHEIRO, CARTÃO, CHEQUE, etc. Tipos padrões já cadastrados pelo sistema para toda empresa:
01 = Dinheiro | 02 = Cheque | 03 = Cartao

FIN_LANÇAMENTO_PAGAR

Tabela de lançamentos das contas a pagar.

FIN_PARCELA_PAGAR

Tabela que guarda as parcelas para pagamento. Caso o pagamento seja efetuado de uma vez, a tabela LANCAMENTO_PAGAR gerará uma parcela para ser paga e a mesma será armazenada nesta tabela.

FIN_CHEQUE-EMITIDO

Tabela que faz o controle dos cheque emitidos.

TALONARIO_CHEQUE

Tabela que armazena os talonários de cheque da empresa.

CHEQUE

Tabela com a relação dos cheques vinculados a determinado talão.

FIN_DOCUMENTO_ORIGEM

Tabela para cadastro dos tipo de documentos que podem gerar contas a pagar ou receber: nota fiscal, boleto, recibo, etc. O campo SIGLA pode receber valores tais como: NF, CHQ, NFe, DP, NP, CTe, CT, CF, CFe. O campo DESCRICAO pode receber valores tais como: NOTA FISCAL | BOLETO | RECIBO | ETC.

FIN_STATUS_PARCELA

Tabela que armazena as possíveis situações de uma parcela. Status padrões: 01 = Aberto | 02 = Quitado | 03 = Quitado Parcial | 04 = Vencido | 05 = Renegociado.

FIN_NATUREZA_FINANCEIRA

Relação de contas de natureza financeira. A natureza financeira armazena as contas com uma descrição mais familiar para os usuários, o que pode não ocorrer nas contas do sistema contábil.

Para contas de Receita deve-se utilizar o padrão 100N (1001, 1002, 1003, etc) e para contas de despesa o padrão 200N (2001, 2002, 2003, etc).

FIN_CONFIGURAÇÃO_BOLETO

Armazena as configurações dos boletos bancários.

FIN_CHEQUE_RECEBIDO

Armazenar os dados dos cheques recebidos identiFIcando a pessoa que emitiu o cheque, estando cadastrada no BD ou não.

FIN_TIPO_RECEBIMENTO

Tabela que armazena os tipos de recebimento: DINHEIRO, CARTÃO, CHEQUE, etc. Tipos padrões já cadastrados pelo sistema para toda empresa:
01 = Dinheiro | 02 = Cheque | 03 = Cartao.

FIN_LANCAMENTO_RECEBER

Tabela de lançamentos das contas a receber.

FIN_PARCELA_RECEBER

Tabela que guarda as parcelas para recebimento. Caso o recebimento seja efetuado de uma vez, a tabela LANCAMENTO_RECEBER gerará uma parcela para ser recebida e a mesma será armazenada nesta tabela.

FIN_FECHAMENTO_CAIXA_BANCO

Armazena os dados de um fechamento mensal.

FIN_EXTRATO_CONTA_BANCO

Armazena os dados do extrato bancário.

Considerações Finais

Concluímos aqui a análise do Bloco Financeiro, que contém os módulos: Contas a Pagar, Contas a Receber, Controle de Caixa e Bancos, Fluxo de Caixa, Tesouraria, Conciliação Bancária e EDI Bancário. Estude o DER disponível no github e prepare-se para os demais artigos que virão explicando os demais módulos do ERP

T2Ti ERP — Aprenda a Desenvolver um ERP

O T2Ti ERP 2.0 é feito em C#, Delphi, Java (RIA e Web) e Lazarus. São cinco projetos diferentes. Que tal aprender a desenvolver esse ERP totalmente grátis? Parece bom?

Acompanhe o canal da T2Ti no Youtube. A T2Ti está postando todos os vídeos do T2Ti ERP 2.0 no Youtube. São quase 300 módulos!

Os vídeos estão organizados em Playlists. Então se inscreva no canal e ative o sininho para receber atualizações sobre as postagens.