Modelando um ERP [006]

Albert Eije Barreto Mouta

Jul 8 · 9 min read

Gestão de Compras

Esse artigo faz parte de uma série que mostra como levantar os requisitos e modelar um sistema ERP. Leia os artigos na sequencia. Veja a lista completa de artigos no seguinte link: http://www.alberteije.com/blog

Introdução

Segundo artigo da Revista Científica Eletrônica de Ciências Contábeis, o termo compra pode ser definido como: “a aquisição onerosa de uma coisa ou de um direito, pelo qual se paga determinado preço.”

A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização.

Ainda segundo a Revista citando Arnold (1999) “a função compras é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega”.

Importância

A aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois, dependendo de como é conduzida, pode gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros.

A gestão da aquisição — a conhecida função de compras — assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos envolvidos, principalmente financeiros, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de lucros. (MORAES, 2005)

Compras nas Organizações

Ao longo do tempo, a função compras passou a ser imprescindível para a administração de recursos materiais de uma empresa. Hoje saber comprar de forma a beneficiar a organização é determinante não somente para a competitividade, como para a própria permanência da empresa no mercado.

Atualmente se calcula que o total gasto pelas empresas com compras varia de 50% a 80% da receita bruta. Portanto, pequenas reduções no custo das aquisições podem repercutir de maneira altamente positiva no lucro da empresa. (REVISTA CIENTÍFICA DE CONTABILIDADE, 2004)

Ainda segundo a Revista citando Ballou (2001) as atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros.

Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações, a função compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística das empresas. Isso porque, mais do que simplesmente adquirir produtos, o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado.

Compras e TI

Como funciona um sistema de compras? A imagem abaixo fornece uma noção de um fluxo que um sistema de compras poderia seguir:

Perceba que através do estoque são emitidas requisições de compras. Já existe um cadastro de fornecedores, que deve ser mantido atualizado. Após as requisições são geradas cotações, que podem gerar um ou mais pedidos de compras. Os pedidos são enviados aos fornecedores que enviam a mercadoria que incrementam o estoque e começa tudo novamente.

Requisitos

Vejamos agora alguns requisitos do módulo Gestão de Compras.

Tipo de Requisição

É preciso cadastrar os tipos de requisição no sistema.

Por padrão você pode cadastrar os seguintes tipos no momento da implantação do sistema:

01=INTERNA — requisição onde os itens são utilizados pela própria empresa.

02=EXTERNA — requisição onde os itens são utilizados para venda ao consumidor.

No momento de criar uma nova requisição, será preciso informar o seu tipo.

Tipo de Pedido

É preciso cadastrar os tipos de pedido no sistema. Por padrão você pode cadastrar os seguintes tipos no momento da implantação do sistema:

• Pedido Normal: Quando não existe nenhuma programação de entrega ou seja, a entrega do material é feita de uma única vez.
• Pedido Planejado: O comprador negocia um determinado material mas não quer armazenar o consumo do ano em seu estoque, neste caso o comprador poderia fazer o pedido para o ano todo porém as entregas seriam mensais já que o comprador sabe o consumo mensal.
• Pedido Aberto: O comprador negocia um determinado material mas não sabe o consumo mensal durante o ano, neste caso ele gera liberações conforme necessidade.

No momento de criar um novo pedido, será preciso informar o seu tipo.

Requisição de Compras

Você deverá armazenar as requisições em duas tabelas: COMPRA_REQUISICAO, que guarda os dados de cabeçalho da requisição e COMPRA_REQUISICAO_DETALHE, que armazena os dados de detalhe, os itens da requisição.

Deverá construir uma tela mestre/detalhe. A imagem a seguir dá uma noção de como a janela deve ser desenhada.

Cotação da Compra

Após a requisição, deve ser feita a cotação. É nesse momento que a empresa pega os itens de uma ou mais requisições para criar uma cotação. Um ou alguns fornecedores serão selecionados para cotar preços e prazos. Observe na imagem abaixo que a ideia é fornecer para o usuário a opção de selecionar a quantidade que ele quiser em qualquer um dos itens de qualquer requisição. O banco de dados pode ser modelado para que esse ‘desejo’ seja atendido. O usuário também deverá selecionar os fornecedores que fazem parte da cotação.

Confirmação da Cotação da Compra

É preciso criar uma janela para que o usuário consiga confirmar as cotações. Observe na figura abaixo que existe a ideia de você já gerar um arquivo CSV para o fornecedor. Ato contínuo, você importaria tal arquivo quando o fornecedor informasse os dados. Numa aplicação web, seria interessante criar um cadastro para o fornecedor de tal maneira que ele já conseguisse informar preços e prazos online.

Mapa Comparativo

Após todos os fornecedores confirmarem seus preços e prazos, chega o momento de criar o mapa comparativo. Nessa janela o usuário poderá selecionar a quantidade de itens que ele desejar em cada um dos fornecedores. Pode ser que ele escolha um item pelo valor unitário e outro porque o fornecedor entrega mais rápido. Esse processo poderá gerar um ou vários pedidos de compra. Essa é, provavelmente, a tela mais difícil de ser criada no sistema de compras, pois ela deve ser feita de tal forma que o usuário tome a melhor decisão para realizar o(s) pedido(s) de compra.

Pedido de Compra

Finalmente chegamos no final do processo. Após realizar a Requisição → Cotação → Confirmação da Cotação → Mapa Comparativo, chegamos no pedido. O processo de seleção realizado no Mapa Comparativo pode ter gerado vários pedidos.

É necessário deixar a opção para o usuário criar um pedido diretamente, sem precisar passar pelo processo acima exposto.

Modelagem do Módulo Gestão de Compras

MySQL Workbench

Para estudar as tabelas do ERP, o leitor deverá instalar o software MySQL Workbench. Para saber mais detalhes sobre como modelar um banco de dados e como usar essa ferramenta, leia os artigos sobre Modelagem de Banco de Dados. Segue o link para o primeiro dos seis artigos:

Se você ainda não tem conhecimentos sobre modelagem, é imprescindível que leia a sequencia dos artigos acima. Instale o MySQL Workbench, explore a ferramenta.

Os arquivos criados pelo MySQL Workbench tem a extensão ‘mwb’. Você vai encontrar o DER do T2Ti ERP Fenix no Github com o nome ‘fenix.mwb’ e poderá estudar a modelagem de acordo com o que está sendo explicado nos artigos.

Segue o link para o github:

Abra o DER do Fenix e conheça as tabelas da região: “Compras”.

Algumas tabelas possuem uma descrição informando o seu objetivo. Para isso, clique duas vezes na tabela desejada e acesse a opção “Comments”. Cada campo também possui um comentário no formato JSON. Esse comentário é utilizado para gerar automaticamente o servidor e o cliente da aplicação utilizando o Gerador de Código desenvolvido pela T2Ti.

DER Módulo Gestão de Compras

COMPRA_TIPO_REQUISICAO

Armazena os tipos de requisição:

01=INTERNA = requisição onde os itens são utilizados pela própria empresa
02=EXTERNA = requisição onde os itens são utilizados para venda ao consumidor
03=MISTA = requisição onde os itens podem ser utilizados de forma interna e também serão vendidos ao consumidor

COMPRA_REQUISICAO

Armazena as requisições de compra. Uma mesma requisição pode gerar várias cotações no decorrer do tempo. É possível que um pedido padrão seja sempre realizado pela empresa, então basta deixa uma requisição salva e ficar fazendo cotações em cima dela ou até mesmo gerar um pedido diretamente a partir de uma requisição.

COMPRA_REQUISICAO_DETALHE

Tabela com os detalhes da requisição de compra.

COMPRA_COTACAO

Armazena as cotações de compra. Uma cotação pode ter vários fornecedores agregados a ela e pode gerar vários pedidos, se for o caso.

COMPRA_FORNECEDOR_COTACAO

Uma cotação pode ter vários fornecedores e um fornecedor pode fazer parte de várias cotações.

COMPRA_COTACAO_DETALHE

Tabela que armazena os itens da cotação. Uma cotação é gerada a partir de uma requisição. Uma cotação pode gerar vários pedidos.

COMPRA_TIPO_PEDIDO

Pedido Normal: Quando não existe nenhuma programação de entrega ou seja, a entrega do material é feita de uma única vez.

Pedido Planejado: O comprador negocia um determinado material mas não quer armazenar o consumo do ano em seu estoque, neste caso o comprador poderia fazer o pedido para o ano todo porém as entregas seriam mensais já que o comprador sabe o consumo mensal.

Pedido Aberto: O Comprador negocia um determinado material mas não sabe o consumo mensal durante o ano, neste caso ele gera liberações conforme necessidade.

COMPRA_PEDIDO

Tabela que armazena os pedidos de compra. Nessa tabela você já pode armazenar os dados de impostos que serão conferidos com os dados que vierem na nota de entrada.

COMPRA_PEDIDO_DETALHE

Tabela que armazena os itens do pedido. Uma cotação poderá gerar vários pedidos.

Considerações Finais

Concluímos aqui a análise do módulo Gestão de Compras. Estude o DER disponível no github e prepare-se para os demais artigos que virão explicando os demais módulos do ERP.

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